Les 20 ans d’un groupe international

Le cahier des charges

Réaliser un site internet de présentation et d’inscription à destination des 600 collaborateurs du monde entier, pour les 20 ans du Groupe, sachant que le double report de l’événement en raison du Covid a généré beaucoup d’attentes. Plus précisément :

Penser le site événementiel en mode reveal de la destination, des intervenants, du site-hôte et des activités jusqu’au post-event.
Garantir une navigation simple, sécurisée et dans le strict respect du RGPD.
Disposer d’un accès à la plateforme en version mobile et non connectée.

Les réponses de SMITH and JOSETTE

Pour le reveal, nous avons conçu une interface évolutive dans le temps qui permettait à l’organisation de révéler au fil des mois les points-clés de l’événement.
Deux interfaces ont été conçues : la première version, épurée de toutes références à la destination pour le tout début du lancement, et une seconde intégrant les codes spécifiques du Maroc, destination de l’événement. Ainsi, au fil des mois, la première interface laissait peu à peu place à la seconde en révélant à chaque phase des “tuiles” de contenu de l’événement.
A l’issue de l’événement, les participants ont pu consulter et télécharger les vidéos et photos HD de ces 4 journées.
Afin d’adresser l’enjeu majeur du RGPD et de la sécurisation des accès, les réunions avec les équipes IT en amont du lancement de tout développement web sont essentielles. Avec eux, nous avons mis en place une connexion SSO (Single Sign-On) permettant aux participants de se connecter sur le site en utilisant leurs identifiants professionnels habituels. Dans le cadre du RGPD, et comme pour toutes les solutions que nous développons, le participant était informé et invité à donner son consentement dès que nécessaire.
Pour permettre aux participants de rester en contact avec l’événement même lorsqu’ils sont dans des zones non prises en charge par leurs opérateurs Internet et téléphonie, nous avons mis en place une progressive WebApp avec mode « hors-ligne ». Cette solution réunit “le meilleur des 2 mondes », à savoir la souplesse du Web et la simplicité d’une App !

Les Plus révélées par SMITH and JOSETTE

Investis comme partie intégrante de l’équipe projet, à l’écoute, en proactivité et soucieuse du bon déroulement de l’événement au-delà de son périmètre, nous avons rapidement identifié un enjeu non exprimé : la gestion de l’affectation des chambres alors que le nombre de Single était limité.

La répartition des invités dans les chambres Twin et Triple peut vite s’avérer un casse-tête générateur de nuits blanches pour les équipes projets déjà bien occupées, d’autant que nous parlons de plusieurs centaines de personnes concernées.

Pour appréhender au mieux cette partie importante de la gestion de l’événement, il était indispensable qu’elle soit anticipée. Ainsi, nous avons développé une solution d’affectation des chambres, prise en compte dans les modalités de développement de la plateforme d’inscriptions.

Si une solution Web peut, dans de nombreuses situations, simplifier, fiabiliser les tâches rébarbatives, il est indispensable de l’accompagner d’explications claires et précises pour que le process soit bien compris par tous. Ainsi, dans le mail annonçant l’ouverture des inscriptions, les invités étaient informés de la présence de quotas sur les disponibilités des chambres ainsi que de la règle du “premier arrivé, premier servi”. Guidés par un explicatif clair et précis tout au long du process d’inscription, les participants étaient également invités à choisir 3 roommates par ordre de préférence dans le menu déroulant connecté à la base des participants, pour la gestion du partage des chambres Twin ou triples. Une fois les inscriptions closes, nous avons pu lancer notre solution d’attribution des chambres.

D’un clic et en moins d’1 minute, l’ensemble des chambres ont été attribuées en respectant les critères déterminés en amont, avec en plus l’ajout de quelques subtilités de dernières minutes.

Epilogue

Nous sommes rentrés depuis peu et nous gardons encore 1001 souvenirs en tête de ce très bel évènement. Dans ces 1001 souvenirs, il y a aussi les images de la pré-prod via notre partenaire préféré SMITH and JOSETTE. Au nom de toute l’équipe MCI Switzerland, nous tenons à saluer votre professionnalisme, rigueur, humour et ténacité !

Sincèrement, nous avons tous eu beaucoup de plaisir à travailler avec vous sur cette belle plateforme que vous avez créée. Elle est à l’image de l’évènement produit on-site. Un beau programme sans faille, de belles images, du contenu intéressant et pertinent. Et un flow ultra fluide malgré la grandeur du groupe avec ses 600 adresses IP !
Un grand MERCI à toute l’équipe, avec qui nous poursuivrons l’aventure c’est certain selon les futures occasions qui se présenteront.
Virginie, Jovien et Emma de l’équipe MCI Suisse

Ces messages seront toujours notre plus belle récompense…

Et gardez à l’esprit que les solutions que nous développons sont aussi là pour permettre aux Chefs de projets de gagner en espérance de vie ;-).